Asiakirjajulkisuuden toteutuminen
Virolahden kunta ylläpitää kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain 906/2019 mukaisesti. Virolahden kunta muodostaa laissa mainitun tiedon hallintayksikön.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa Virolahden kunnan asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten sen asiarekisterit ja palvelujen tiedonhallinta kunnassa on järjestetty. Kuvaus helpottaa tietopyyntöjen tekemistä Virolahden kuntaan.
Tietopyyntö osoitetaan kirjaamoon, joka rekisteröi pyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn oikealle taholle. Toiselle toimivaltaiselle viranomaiselle tarkoitetut pyynnöt siirretään edelleen hallintolain 21 §:n nojalla eteenpäin. Tietopyynnön tarkat yksilöintitiedot nopeuttavat asian käsittelyä.
Tietopyyntöjen osoittaminen:
Sähköposti: kirjaamo(at)virolahti.fi
Puhelin: 040 710 7301
Postiosoite: Virolahden kunta, PL 14, 49901 Virolahti
Asiointi: Virojoentie 7, 49900 Virolahti
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen julkisuuslain 621/1999 nojalla. Asiakirjat voivat sisältää lakeihin perustuen salassa pidettävää tai osittain salassa pidettävää tietoa, joka saattaa rajoittaa tiedonsaantia. Harkinnanvaraisen tiedonsaannin tilanteissa asia ratkaistaan hallintosäännön mukaisesti viranomaisessa.
Virolahden kunnan hallinto- ja palvelutoiminnan tiedonhallintayksiköt ja niiden tietovarannot:
- Yleishallinnossa käsitellään kokousasiakirjoja, hallinnon järjestämiseen ja kehittämiseen liittyviä aineistoja, vaalitoimintaa ja viestintää. Keskeisin tietojärjestelmä on Dynasty 10 -asianhallintaohjelma.
- Taloushallinnossa käsitellään kunnan talouden suunnitteluun ja seurantaan, kirjanpitoon, laskutukseen, maksuliikenteeseen, verotukseen ja investointeihin liittyviä asiakirjoja. Keskeiset tietojärjestelmät: Visma, Basware, Clausion, Intime -laskutus
- Henkilöstöhallinnossa keskeisiä aineistoja ovat työntekijöitä ja palvelussuhdetta koskevat tiedot ja henkilöstöä koskevat tilastot sekä luottamushenkilöiden palkkioasiat. HR järjestelmät ovat Kuntarekry, Populus ja Titania.
- Elinkeino- ja matkailutoimi käsittelee elinkeinopalveluiden kehittämistoimintaan liittyviä asioita sekä museopalveluita. Asianhallintajärjestelmänä on Dynasty 10 ja museopalveluissa Titania – Työvuorojen suunnittelu- ja seurantaratkaisu.
- Tekninen toimi: maankäytön ja kaavoituksen, vesihuollon, tilapalveluiden, asumisen ja yleisten alueiden tietovaranto. Päätöksenteon pohjana Dynasty 10 asianhallintajärjestelmä ja kaavoituksessa Louhi -paikkatietojärjestelmä. Vesihuollossa VesikantaPlus asiakastieto- ja laskutusjärjestelmä, KeyAqua-vesihuollon verkostojen hallinta- ja seurantajärjestelmä. Toimitilojen kameravalvontajärjestelmät, Tampuuri-kiinteistötietojärjestelmä, CleanNet-siivousohjelma. Vuokraustoiminnassa Intime -laskutusohjelma. Liikenneväylien, ulkoilu- ja viheralueiden sekä yksityisteiden tietoaineistot ovat Digiroad -järjestelmässä.
- Rakennusvalvonta-aineistot: rakennusluvat ja rakentamisen valvonta. Lupapiste -sähköinen lupa-asiointi (sis. lupahakemusten arkisto), Louhi -paikkatietojärjestelmä (rakennus-, osoite- ja katurekisterin sekä kaavatietojen ylläpito, myyntilaskujen erittelyt), DVV Rahu -rakennus- ja huoneistotietojen ylläpito, Visma Intime -myyntilaskujen käsittely, Basware Invoice Ready -ostolaskujen käsittely, Dynasty10 -asianhallintajärjestelmä.
- Sivistys- ja hyvinvointi: Tietovaranto sisältää varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen sekä lukiokoulutuksen järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietojärjestelmät ovat varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä Effica LPH, Titania, Varda ja TinyApp. Kouluhallinnon järjestelmä on Visma inSchool (Wilma, Kurre, MultiPrimus). Lisäksi tietoja siirretään Koski-tietovarantoon.
- Kirjasto on KOHA-Suomi Kyyti-järjestelmässä.